Møteledelse: Hvordan du opptrer i rommet avgjør alt
Møter er en sentral del av arbeidshverdagen for de fleste ledere, men også en stor kilde til frustrasjon. Hvorfor føles noen møter meningsløse, mens andre løfter både energi og retning? Svaret handler om tilstedeværelse, kommunikasjon og din adferd.
En studie publisert i MIT Sloan Management Review viser at ledere tilbringer opptil 80% av arbeidstiden sin i møter. Likevel oppgir mange at de sjelden opplever møtene som effektive eller verdiskapende. Flere andre studier peker på at over 70 % av ledere mener møter er lite produktive, og mange av dem erkjenner at de selv bidrar til problemet.
Dette vitner om et stort problem.
De færreste ledere er bevisst på hvordan de faktisk bør opptre i møter. Ikke i betydningen å spille en rolle, men i å være bevisst på hva man vil oppnå og hvordan man påvirker rommet.
Her er fem strategier som hjelper deg å ta mer aktivt ansvar for møtene du deltar i, og skape bedre resultater, både relasjonelt og strategisk:
1. Vær bevisst hvilken rolle du tar, og hvilken du burde ta
Leder? Deltaker? Premissgiver? Observatør? I mange møter faller vi automatisk inn i gamle mønstre. Men hva krever dette møtet nå? Rollen du tar bør være et bevisst valg, og den bør være forankret i kontekst og formål.
Vi anbefaler tydelig rolleforståelse som en nøkkelfaktor for møteeffektivitet. Forventningsavklaring, både overfor deg selv og andre, reduserer misforståelser og forbedrer dynamikken.
2. Still tydeligere og mer styrende spørsmål
Gode spørsmål styrer energi, fokus og tenkning. Mange møter drukner i generelle innspill og overforklaringer. Prøv heller: "Hva trenger vi å ta stilling til i dag?", "Hva er viktigst for at vi skal komme videre?", eller "Hva er vi egentlig uenige om?".
Tydelige spørsmål skaper tydelige samtaler, og er et verktøy enhver leder bør mestre. Bruken av åpne og utfordrende spørsmål er sentralt i fasiliteringsfag og anerkjent som en effektiv metode for å fremme kollektiv innsikt.
3. Øv på tilstedeværelse som lederferdighet
Å være i rommet, mentalt og fysisk, er en undervurdert evne. Skru av varsler. Legg bort PC hvis du ikke leder møtet. Se folk i øynene.
Ikke undervurder hva nærvær signaliserer.
Når ledere er mentalt fraværende, kommuniserer det én ting: Dette møtet er ikke viktig. Tilstedeværelse skaper psykologisk trygghet og tillit – grunnpilarer i effektive team, ifølge forskning fra både Google og Amy Edmondson.
4. Bruk pauser og stillhet bevisst
Tør du å være stille etter å ha stilt et godt spørsmål? Tør du å be om et øyeblikk til å tenke?
Mange fyller stillhet med unødvendig prat. Men stillhet kan skape rom for dypere refleksjon og bedre svar. Ledere som mestrer stillhet, leder også prosesser bedre.
Reflektiv tenkning er ofte avhengig av små rom i samtalen, rom som må skapes bevisst.
5. Lukk møtet med tydelighet og retning
Altfor mange møter avsluttes med vage formuleringer: "Vi får se på det", "La oss tenke litt mer". Vær heller konkret: Hva er besluttet? Hva gjenstår? Hvem følger opp? Hva skjer når?
Et godt møte setter en ny kurs, ikke flere spørsmålstegn. Beslutningskraft og ansvarliggjøring i slutten av møter en avgjørende driver for fremdrift.
Det er ikke alltid møtet som er problemet. Noen ganger er det hvordan vi møter det.
Å opptre klokt i møter handler ikke om å dominere, men om å bidra til retning, energi og tydelighet. Når ledere tar eierskap til sin egen rolle i møter, skjer det noe: Samtaler blir tydeligere, relasjonene styrkes og beslutningene blir bedre.
Kilder:
Rogelberg, S. G., Scott, C. W., & Kello, J. E. (2007). The science and fiction of meetings. MIT Sloan Management Review, 48(2), 18–21.
Soga, L. R., Bolade‑Ogunfodun, Y., Mariani, M., Nasr, R., & Laker, B. (2022). Unmasking the other face of flexible working practices: A systematic literature review. Journal of Business Research, 142, 648–662. https://doi.org/10.1016/j.jbusres.2022.01.024