God møteledelse handler om å vite hva møtet skal få til, og om å opptre slik at det skjer. Agendaen er bare halve jobben. Resten handler om hvordan du stiller spørsmål, bruker stillhet og avslutter.
Ledere bruker mye tid i møter, og de er ikke fornøyde med den. Toppledere bruker i snitt nesten 23 timer i uken i møter, mot under ti timer på 1960-tallet. I en undersøkelse blant over 180 ledere svarte 71 prosent at møtene er uproduktive og ineffektive, og 65 prosent at møtene hindrer dem i å gjøre sin egen jobb (Perlow, Hadley og Eun, 2017).
Mange ledere ser problemet hos andre. Men den som leder møtet, eller sitter i det med mest makt, påvirker rommet mest. Her er fem grep som gjør forskjell.
1. Velg rollen din bevisst
Leder du møtet, deltar du, eller er du der for å ta beslutningen? I mange møter faller vi inn i gamle roller uten å tenke over det. Avklar rollen før møtet, og si den høyt hvis det er uklart. Det reduserer misforståelser og gjør det lettere for andre å ta sin.
2. Still spørsmål som styrer
Gode spørsmål styrer energi, fokus og tenkning. Mange møter drukner i generelle innspill og lange forklaringer. Prøv heller:
«Hva må vi ta stilling til i dag?»
«Hva er viktigst for at vi skal komme videre?»
«Hva er vi egentlig uenige om?»
Tydelige spørsmål gir tydelige samtaler.
3. Vær til stede
Skru av varsler. Legg bort PC-en hvis du ikke trenger den. Se på folk når de snakker. Når lederen er mentalt fraværende, sender det et signal om at møtet ikke er viktig. Amy Edmondson har vist at team lærer mer når folk opplever det som trygt å si fra. Det skjer sjelden når lederen sitter med mobilen.
4. Bruk stillhet
Tør du å være stille etter at du har stilt et godt spørsmål? Mange fyller pausen selv. Da får de som tenker før de snakker, aldri sagt noe. Vent. Det er ofte i pausen de beste innspillene kommer.
5. Avslutt med beslutninger
Altfor mange møter slutter med «vi får se på det». Bruk de siste minuttene på fire spørsmål: Hva er besluttet? Hva gjenstår? Hvem følger opp? Innen når?
Det er ikke alltid møtet som er problemet
Noen ganger er det hvordan vi møter det. Å opptre klokt i møter handler ikke om å dominere. Det handler om å gi retning, energi og tydelighet. Når ledere tar eierskap til sin egen rolle, blir samtalene tydeligere og beslutningene bedre.
I ledergrupper er møtene ofte der samspillet vises tydeligst. Les mer om hvordan vi jobber med ledergruppeutvikling, eller om fasiliterte ledersamlinger.
Les mer om hvordan vi jobber med ledergruppeutvikling.
Kilder
Edmondson, A. (1999). Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350–383.
Perlow, L. A., Hadley, C. N. og Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review, 95(4), 62–69.
Rogelberg, S. G., Scott, C. W. og Kello, J. E. (2007). The science and fiction of meetings. MIT Sloan Management Review, 48(2), 18–21.